介護事業所で業務改善の話をすると、会議では多くの案が出ます。
「FAXをデジタルで受け取れるようにしよう」「申し送りはチャットで共有しよう」「新しい介護ソフトを入れよう」「記録の書き方を統一しよう」。どれも必要な取り組みに見えます。
ところが、会議で決めたあとも、現場の一日はあまり変わらないことがあります。職員は届いた書類の担当者を探し、口頭で聞いた内容を別の場所へ記録し、前回の経過を探すために複数の画面やフォルダを開く。管理者は、質問に答え、確認を待ち、例外対応を引き受け続けます。
改善案が間違っていたわけではありません。決めた仕組みが、現場の仕事の流れのどこを減らし、どこへ新しい負担を生むのかまで見切れていなかったのかもしれません。
仕事が増えるのは、「新しい作業」が追加されるからだけではない
現場の仕事は、記録、連絡、調整、確認、保管といった一つひとつの作業だけで成り立っているわけではありません。その間には、探す、写す、待つ、聞くという時間があります。
たとえば、申し送りをチャットで共有することにしたとします。共有が早くなることは大切です。しかし、その内容を後から支援経過へ転記し、別の人が別の画面で確認し、担当変更のときには過去のやり取りを探し直すなら、情報の場所が増えただけになります。
紙の書類をスキャンして保存することも同じです。紙をなくせても、ファイル名を付ける人、保存する場所、利用者ごとの情報とのつながり、必要なときに探す方法が決まっていなければ、探す仕事は残ります。
便利な道具を増やしても、仕事のつながりが変わらなければ、現場は忙しいままです。
会議室では見えにくい「小さな詰まり」を見る
現場の負担は、大きな残業や特別なトラブルだけで生まれているわけではありません。
FAXを受け取ったあとに担当者を探す一分。電話で聞いた内容を誰に伝えるか考える数分。休みの職員に確認が必要で、次の仕事に進めない時間。複数の書類に同じ情報を書き直す作業。こうした小さな詰まりは、一つずつなら見過ごされがちです。
しかし、一日の中で何度も起きれば、利用者様やご家族の話を落ち着いて聴く時間、職員同士で判断を相談する時間、管理者が採用や育成を考える時間を少しずつ削っていきます。
業務改善を始めるときは、「どのツールを入れるか」より先に、今いる人がどこで止まっているのかを見ることが必要です。
誰が何を探しているのか。同じ内容を何回書いているのか。確認は誰のところで滞っているのか。例外対応を、いつも同じ人が抱えていないか。
現場で起きている小さな詰まりを見つけることが、改善の出発点になります。
新しい手順を渡す前に、なくす仕事を決める
改善のために、新しいルールや入力項目を増やすことがあります。必要なこともあります。ただ、新しい作業を一つ増やすなら、同時に何を一つ減らすのかを決めたいと考えています。
チャットで共有した内容は、あとでどこに残すのか。受け取った書類は、どの利用者情報へ結び付けるのか。記録を確認するために、職員は何か所を見に行かなければならないのか。
こうした流れを見直すと、転記をなくせる仕事、確認先を一つにできる仕事、保存場所を減らせる仕事が見えてきます。
現場に「これもやってください」と伝える前に、管理者や改善を担う側が、現場からなくす仕事を決める。その順番を守らなければ、改善は新しい負担を渡すことになってしまいます。
情報を、一度入れて終わらせない
CareSpace OSは、利用者管理、記録、連絡、調整をひとつの場所に集める、介護サービス事業所向けのクラウドプラットフォームです。
目指しているのは、画面や機能を増やすことではありません。一度入った情報を、次の仕事で使いやすくし、探す、写す、確認する作業を減らすことです。
記録は、残すこと自体が目的ではありません。次に支援を考える人、連絡を受ける人、状況を確認する人が、必要な範囲で経過をたどり、判断できる状態につながって初めて意味を持ちます。
連絡も、送って終わりではありません。利用者様の情報、これまでの経過、次に確認することとつながることで、同じ確認を繰り返さずに済むようになります。
情報を一度で終わらせず、次の仕事につなげる。そのために、日々の仕事の流れを見ながら、CareSpace OSを改善しています。
まずは、一日の中で一番止まる場所から
すべての業務を一度に変える必要はありません。
毎日必ず起きる転記。特定の人へ質問が集中する時間。書類を探している時間。月末だけ負担が増える作業。まずは、その中で一番影響が大きく、着手しやすい場所を一つ決めます。
変えたあとに、現場が本当に使えるかを確かめることも大切です。使われなければ、項目を減らす。確認が増えたなら、流れを見直す。便利な機能を追加することより、現場の仕事が一つでも減ったかを確かめる。
小さな改善を積み重ねることで、利用者様と向き合う時間、職員同士で相談する時間、管理者が次を考える時間を取り戻していきます。
業務改善は、作業を速くすることだけではありません。現場の仕事から、なくせる負担を見つけることから始まります。
こんな事業所に向いています
紙、Excel、チャット、介護ソフトなど、情報の置き場所が増え、どこを見ればよいか分からなくなっている。管理者が現場から抜けられず、育成や改善が後回しになっている。介護ソフトを変えても、転記や確認の仕事がなくならない。
一つでも思い当たることがあれば、まずは今の仕事の流れを整理するところから始められます。
CareSpaceでは、話がまだまとまっていない段階でも、現在地と悩みを聞きながら、優先して見直す課題と最初に動く一つを整理する初回相談を案内しています。
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